ALGEMENE VOORWAARDEN VIRTUAL OFFICE SERVICES van FRAME OFFICES B.V.

ALGEMENE VOORWAARDEN VIRTUAL OFFICE SERVICES van FRAME OFFICES B.V. (de “Algemene Voorwaarden”), een besloten vennootschap naar Nederlands recht met beperkte aansprakelijkheid, gevestigd aan de Coolsingel 104 te (3011AG) Rotterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27330216, en al haar dochter- en zusterondernemingen, hierna “Frame Offices” genoemd.

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op de Virtual Office Services van Frame Offices. Op de afname van (fysieke) kantoorruimte en aanverwante services zijn de separate Algemene Voorwaarden van Frame Offices B.V. van toepassing.

1. Toepasselijkheid en definities

1.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes en commerciële communicatie van de hand van Frame Offices met betrekking tot Virtual Office Services en op alle Overeenkomsten ter zake van Virtual Office Services gesloten door Frame Offices met een Gebruiker, tenzij daar uitdrukkelijk schriftelijk van af is geweken.

1.2 Een Overeenkomst tussen Frame Offices en een derde komt tot stand door ondertekening door Gebruiker of door een begin van de afname van de Virtual Office Services door Gebruiker, doch niet eerder dan nadat het cliëntenonderzoek als bedoeld in artikel 4 met goed gevolg is afgerond. Door ondertekening of afname van de Virtual Office Services aanvaardt Gebruiker alle bepalingen van de Overeenkomst inclusief deze Algemene Voorwaarden. De Overeenkomst komt in de plaats van, en vervangt alle eerdere voorstellen, correspondentie, afspraken of andere communicatie, schriftelijk dan wel mondeling gedaan.

1.3 Frame Offices behoudt zich het recht voor om, met inachtneming van de redelijkheid en billijkheid, de Algemene Voorwaarden en de huisregels aan te vullen en/of te wijzigen.

1.4 De Nederlandstalige versie van deze Algemene Voorwaarden is in het geval dat een anderstalige versie ter informatie is overlegd altijd de leidende en rechtsgeldige versie.

1.5 Frame Offices is het eerste aanspreekpunt voor de Gebruiker bij vragen, problemen of zaken met betrekking tot deze Overeenkomst. Alle correspondentie loopt via Frame Offices.

1.6 Bij de interpretatie van de documenten prevaleren de hierna eerstgenoemde documenten boven de later genoemde documenten:

1. de Overeenkomst;
2. eventueel overeengekomen bijzondere voorwaarden;
3. deze Algemene Voorwaarden;
4. de prijslijst (Optionele) Services.

1.7 Tenzij de Algemene Voorwaarden uitdrukkelijk anders bepalen, geldt bij de interpretatie ervan dat het enkelvoud wordt geacht mede het meervoud te omvatten en vice versa en een verwijzing naar een mannelijke vorm wordt mede geacht te omvatten een verwijzing naar een vrouwelijke vorm en vice versa.

DEFINITIES

Frame Offices: Frame Offices B.V. en voor zover Frame Offices B.V. optreedt als beheerder of gevolmachtigde voor enige Eigenaar van een Object, wordt onder Frame Offices mede verstaan: de Eigenaar van het Object.

Eigenaar: in het geval Frame Offices niet de tot het Object gerechtigde partij is, de eigenaar van het Object.

Gebruiker: de partij die de Overeenkomst met Frame Offices sluit.

Virtual Office Services: de door Frame Offices aan Gebruiker te leveren diensten zoals gespecificeerd in de Overeenkomst, welke – afhankelijk van het gekozen pakket – kunnen omvatten: (i) het recht om het Zakelijk Adres te gebruiken als vestigings-, bezoek-, correspondentie- en/of postadres, (ii) de Postservice en (iii) de Telefoonservice. De Virtual Office Services omvatten uitdrukkelijk niet het exclusieve gebruik van enige (kantoor)ruimte in het Object.

Zakelijk Adres: het adres van het in de Overeenkomst genoemde Object dat Gebruiker gedurende de looptijd van de Overeenkomst mag gebruiken conform artikel 3.

Postservice: de dienst waarbij Frame Offices op het Zakelijk Adres voor Gebruiker bestemde poststukken in ontvangst neemt en deze – afhankelijk van het gekozen pakket – bewaart voor afhaling, scant en digitaal doorstuurt en/of periodiek fysiek doorstuurt, een en ander conform artikel 5.

Telefoonservice: de optionele dienst waarbij Frame Offices ten behoeve van Gebruiker een telefoonnummer beschikbaar stelt en/of inkomende telefoongesprekken beantwoordt en/of doorverbindt, een en ander conform artikel 6.

Optionele Services: de optionele diensten die Frame Offices aan de Gebruiker levert, indien van toepassing vermeld in de Overeenkomst of de prijslijst, waarbij de Gebruiker betaalt voor de afgenomen Optionele Service (betaling per gebruik), waaronder het gebruik van vergaderruimten, dagkantoren en flexibele werkplekken.

Opzegtermijn: de opzegtermijn vermeld in de Overeenkomst en bij gebreke daarvan twee (2) maanden voorafgaand aan het eindigen van een contractperiode, of in het geval dat de Eigenaar of de verhuurder van het Object de (huur)overeenkomst met Frame Offices beëindigt, de op die (huur)overeenkomst van toepassing zijnde opzegtermijn.

Overeenkomst: iedere overeenkomst ter zake van Virtual Office Services gesloten tussen Gebruiker en Frame Offices.

Object: de locatie waarvan het adres als Zakelijk Adres dient en waar de Virtual Office Services en Optionele Services worden geleverd door Frame Offices.

Partijen: de Gebruiker en Frame Offices, en indien van toepassing de Eigenaar.

Waarborgsom: de door de Gebruiker te betalen borgsom zoals vermeld in de Overeenkomst.

2. Aard en omvang van de Virtual Office Services

2.1 Frame Offices verstrekt aan Gebruiker de in de Overeenkomst gespecificeerde Virtual Office Services en – voor zover gewenst – de Optionele Services, met inachtneming van de Overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden.

2.2 Geen huur. De Overeenkomst is een overeenkomst van dienstverlening (opdracht). De Overeenkomst verschaft Gebruiker geen exclusief gebruiksrecht op enige ruimte in het Object en kwalificeert niet als huurovereenkomst in de zin van artikel 7:201 e.v. van het Burgerlijk Wetboek. Gebruiker kan aan de Overeenkomst geen huurrechten of huurbescherming ontlenen, waaronder begrepen doch niet beperkt tot ontruimings- of huurprijsbescherming.

2.3 Gebruiker heeft gedurende de looptijd van de Overeenkomst toegang tot de algemene (ontvangst)ruimten van het Object tijdens de openingstijden zoals opgenomen in de huisregels, uitsluitend ten behoeve van het afhalen van post, het ontvangen van bezoekers in de daartoe bestemde ruimten en het gebruik van gereserveerde Optionele Services. Frame Offices kan aan deze toegang in redelijkheid nadere voorwaarden verbinden.

2.4 Het bedrijf van de Gebruiker mag onder verwijzing naar het Zakelijk Adres alleen gedreven worden onder de eigen naam van de Gebruiker of een andere overeengekomen handelsnaam. Het is niet geoorloofd om (reclame)borden of andere uitingen in of aan het Object aan te (laten) brengen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Frame Offices.

2.5 Wijziging Object. Frame Offices behoudt zich het recht voor om, indien dit de bedrijfsvoering van Frame Offices naar het enkele inzicht van Frame Offices ten goede komt, aan Gebruiker een ander Zakelijk Adres binnen de portefeuille van Frame Offices toe te wijzen. Frame Offices zal Gebruiker hiervan ten minste één (1) maand van tevoren schriftelijk in kennis stellen, zodat Gebruiker tijdig de inschrijving in het Handelsregister en overige registraties kan aanpassen. In dat geval heeft Gebruiker geen recht op enige (schade)vergoeding of compensatie, doch komen de rechtstreeks met de adreswijziging gemoeide registratiekosten bij de Kamer van Koophandel voor rekening van Frame Offices.

2.6 Wijziging organisatie Gebruiker. Gebruiker is verplicht om Frame Offices telkens onverwijld schriftelijk op de hoogte te stellen van relevante wijzigingen in zijn/haar organisatie, waaronder begrepen wijzigingen in de vennootschapsrechtelijke structuur, het bestuur, de uiteindelijk belanghebbende(n) (UBO), de aard van de bedrijfsactiviteiten en de contactgegevens (waaronder e-mailadres en telefoonnummer).

2.7 Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van Frame Offices is het Gebruiker niet toegestaan de rechten voortvloeiend uit de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk aan derden over te dragen, aan derden in gebruik te geven, of het Zakelijk Adres te laten gebruiken door andere (rechts)personen dan de in de Overeenkomst genoemde Gebruiker en de in de Overeenkomst genoemde handelsnamen.

3. Gebruik van het Zakelijk Adres en inschrijving Handelsregister

3.1 Gebruiker mag het Zakelijk Adres gedurende de looptijd van de Overeenkomst – voor zover overeengekomen in de Overeenkomst – gebruiken als vestigings-, bezoek-, correspondentie- en postadres, waaronder begrepen de inschrijving daarvan in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, op briefpapier, facturen en de website van Gebruiker.

3.2 Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor (de juistheid en toelaatbaarheid van) zijn inschrijving in het Handelsregister en bij overige instanties, waaronder de Belastingdienst, en voor de naleving van alle op die inschrijving toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Handelsregisterwet 2007. Frame Offices verleent hieraan waar redelijkerwijs mogelijk medewerking, bijvoorbeeld door het verstrekken van een verklaring ten behoeve van de inschrijving, maar staat er niet voor in en garandeert niet dat de Kamer van Koophandel, de Belastingdienst of enige andere instantie de inschrijving van Gebruiker op het Zakelijk Adres accepteert of gecontinueerd toestaat.

3.3 Gebruiker zal het Zakelijk Adres niet gebruiken op een wijze die misleidend is, die in strijd is met wet- of regelgeving, of die schade kan toebrengen aan de goede naam van Frame Offices, de Eigenaar, het Object of andere gebruikers van het Object.

3.4 Indien een bevoegde instantie (waaronder de Kamer van Koophandel of de Belastingdienst) aan Frame Offices of Gebruiker kenbaar maakt dat de inschrijving van Gebruiker op het Zakelijk Adres niet (langer) is toegestaan, zullen Partijen in overleg treden. Frame Offices is in dat geval gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een termijn van één (1) maand, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn.

3.5 Domicilie. Vanaf de ingangsdatum van de Overeenkomst worden alle mededelingen van Frame Offices aan Gebruiker in verband met de uitvoering van de Overeenkomst gericht aan het door Gebruiker opgegeven e-mailadres dan wel het Zakelijk Adres. Gebruiker is verplicht een werkend e-mailadres aan Frame Offices op te geven en wijzigingen daarvan terstond door te geven.

4. Cliëntenonderzoek, Wwft en compliance

4.1 Frame Offices voert voorafgaand aan het aangaan van de Overeenkomst en periodiek gedurende de looptijd daarvan een cliëntenonderzoek uit, mede ter uitvoering van haar verplichtingen uit hoofde van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (“Wwft”), de Sanctiewet 1977 en overige toepasselijke wet- en regelgeving. Dit onderzoek omvat onder meer het identificeren en verifiëren van Gebruiker, diens vertegenwoordigers en uiteindelijk belanghebbende(n) (UBO), alsmede het vaststellen van doel en aard van de dienstverlening.

4.2 Gebruiker is verplicht alle door Frame Offices in dit kader redelijkerwijs gevraagde informatie en documenten volledig, juist en tijdig te verstrekken, en wijzigingen daarin onverwijld door te geven. Op basis van de door Gebruiker verstrekte informatie en documenten beoordeelt Frame Offices of het noodzakelijk is om nadere informatie of documenten op te vragen.

4.3 Frame Offices is gerechtigd het aangaan van een Overeenkomst te weigeren, dan wel de dienstverlening op te schorten of de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen, indien (i) Gebruiker niet of niet tijdig aan de in dit artikel bedoelde verplichtingen voldoet, (ii) het cliëntenonderzoek niet met goed gevolg kan worden afgerond of (iii) Frame Offices op grond van wet- of regelgeving gehouden of gerechtigd is de dienstverlening te weigeren of te staken. Frame Offices is ter zake niet gehouden tot enige schadevergoeding.

4.4 Frame Offices verstrekt persoonsgegevens en overige informatie aan derden, waaronder toezichthouders en de Financial Intelligence Unit, indien en voor zover Frame Offices daartoe op grond van de Wwft of andere wet- of regelgeving verplicht is, met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Frame Offices kan wettelijk verplicht of bevoegd zijn een dergelijke verstrekking niet aan Gebruiker mede te delen.

4.5 Gebruiker houdt zich bij de uitvoering van zijn bedrijf aan alle relevante wet- en regelgeving, waaronder anti-slavernij-, anti-omkopings- en anti-corruptiewetgeving. Het is Gebruiker niet toegestaan het Zakelijk Adres of de Virtual Office Services te gebruiken voor onrechtmatige, criminele, misleidende of immorele activiteiten. Indien Frame Offices door een overheidsinstantie of ander bevoegd orgaan is geïnformeerd dat er een redelijk vermoeden bestaat dat de Gebruiker vanaf het Zakelijk Adres criminele activiteiten ontplooit, of indien Gebruiker onderworpen is of zal worden aan sancties van enige overheid, dan heeft Frame Offices het recht om alle Overeenkomsten met de Gebruiker met onmiddellijke ingang te beëindigen. Gebruiker erkent dat elke schending van dit artikel 4.5 een wezenlijke tekortkoming vormt die Frame Offices het recht geeft de Overeenkomst zonder nadere kennisgeving te beëindigen en schadevergoeding van Gebruiker te vorderen.

5. Postservice

5.1 Frame Offices neemt gedurende de looptijd van de Overeenkomst op werkdagen tijdens kantooruren op het Zakelijk Adres poststukken in ontvangst die zijn geadresseerd aan de in de Overeenkomst genoemde naam en handelsna(a)m(en) van Gebruiker. De Postservice betreft een inspanningsverplichting.

5.2 Afhankelijk van het in de Overeenkomst gekozen pakket wordt ontvangen post (i) bewaard voor afhaling door Gebruiker, (ii) geopend, gescand en per e-mail of via een beveiligde omgeving digitaal aan Gebruiker doorgestuurd en/of (iii) periodiek fysiek doorgestuurd naar een door Gebruiker opgegeven adres. Door het kiezen van een scan- of doorstuurservice machtigt Gebruiker Frame Offices uitdrukkelijk om aan Gebruiker geadresseerde poststukken te openen respectievelijk door te (laten) sturen. De kosten van fysiek doorsturen (porto en behandeling) komen voor rekening van Gebruiker conform de prijslijst.

5.3 Frame Offices is niet gehouden tot het in ontvangst nemen van pakketten, aangetekende stukken, deurwaardersexploten, waardevolle zaken, zaken die naar het redelijk oordeel van Frame Offices gevaarlijk, illegaal, bederfelijk of anderszins ongeschikt zijn, of buitensporige hoeveelheden post, en mag ontvangst daarvan weigeren. Neemt Frame Offices dergelijke stukken toch in ontvangst, dan geschiedt dit onverplicht en volledig voor rekening en risico van Gebruiker.

5.4 Gebruiker haalt voor afhaling bestemde post uiterlijk binnen drie (3) maanden op voordat we het retour sturen. Pakketten dienen uiterlijk binnen twee (2) werkdagen na ontvangst opgehaald te worden in verband met beperkte opslagruimte. Frame Offices is gerechtigd na het verstrijken van deze termijn redelijke bewaarkosten in rekening te brengen en/of poststukken na voorafgaande aankondiging te retourneren aan de afzender.

5.5 Frame Offices betracht bij de uitvoering van de Postservice de zorg van een goed opdrachtnemer, maar is – behoudens opzet of bewuste roekeloosheid – niet aansprakelijk voor verlies, vertraging, beschadiging of onjuiste bezorging van poststukken of pakketten, noch voor schade als gevolg van diensten uitgevoerd door de posterijen, koeriersdiensten of andere derden, noch voor de gevolgen van het niet of niet tijdig kennisnemen door Gebruiker van ontvangen post.

5.6 Na het einde van de Overeenkomst, ongeacht de grond daarvan, is Frame Offices niet gehouden nog poststukken voor Gebruiker in ontvangst te nemen, te bewaren of door te sturen. Na de einddatum ontvangen poststukken worden geretourneerd aan de afzender dan wel, indien retournering redelijkerwijs niet mogelijk is, drie (3) maanden na de einddatum vernietigd, zonder dat Frame Offices ter zake enige aansprakelijkheid draagt. Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig informeren van relaties en instanties over zijn adreswijziging.

6. Telefoonservice

6.1 Indien de Telefoonservice is overeengekomen, stelt Frame Offices ten behoeve van Gebruiker een telefoonnummer beschikbaar en/of worden inkomende gesprekken op naam van Gebruiker beantwoord en – naar keuze – doorverbonden naar een door Gebruiker opgegeven nummer of per bericht doorgegeven, tijdens kantooruren op werkdagen.

6.2 Aan Gebruiker beschikbaar gestelde telefoonnummers blijven te allen tijde ter beschikking van Frame Offices dan wel de betreffende telecomaanbieder. Gebruiker kan aan de Overeenkomst geen recht op nummerbehoud of porteren van het nummer na het einde van de Overeenkomst ontlenen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

6.3 Frame Offices kan niet garanderen dat de Telefoonservice ononderbroken of storingsvrij is en is – behoudens opzet of bewuste roekeloosheid – niet aansprakelijk voor schade als gevolg van gemiste, niet of onjuist doorgegeven gesprekken of berichten.

7. Optionele Services: vergaderruimten, dagkantoren en flexibele werkplekken

7.1 Gebruiker kan, voor zover beschikbaar en na voorafgaande reservering, tegen de daarvoor geldende tarieven gebruikmaken van vergaderruimten, dagkantoren en flexibele werkplekken in het Object of andere locaties van Frame Offices. Op het gebruik daarvan zijn de huisregels van de betreffende locatie van toepassing.

7.2 Gebruiker zal de gebruikte ruimten en inventaris zorgvuldig gebruiken en na gebruik in oorspronkelijke staat achterlaten. Gebruiker is aansprakelijk voor alle schade toegebracht door Gebruiker of door degenen die met instemming van Gebruiker van de ruimten gebruikmaken.

7.3 Annulering van reserveringen is mogelijk conform de annuleringsvoorwaarden. Bij niet-tijdige annulering is de volledige vergoeding verschuldigd. Vergaderruimten, dagkantoren en flexwerkplekken kunnen uiterlijk tot 24 uur voor aanvang van de reservering kosteloos worden geannuleerd. Bij afname van cateringitems geldt kosteloze annulering tot één week voor aanvang van de reservering.

7.4 Frame Offices zal zich inspannen om gevraagde (Optionele) Services zo snel mogelijk te leveren. Dit behelst louter een inspanningsverplichting en Frame Offices is niet aansprakelijk voor enige vertraging in de levering van (Optionele) Services. Indien Frame Offices meent dat een verzoek voor Services bovenmatig is, heeft zij het recht daarvoor een extra vergoeding in rekening te brengen op basis van de gebruikelijke tarieven van Frame Offices en de tijd en kosten die het leveren van de dienst met zich mee heeft gebracht.

8. Aanvang, duur en opzegging van de Overeenkomst

8.1 Elke Overeenkomst wordt aangegaan voor de in de Overeenkomst weergegeven initiële periode. Behoudens tijdige opzegging door één van de Partijen wordt de Overeenkomst na ommekomst van die periode telkens voortgezet voor een periode gelijk aan de initiële periode, zulks behoudens een tot beëindiging strekkende schriftelijke kennisgeving van één van de Partijen met inachtneming van de Opzegtermijn.

8.2 Elke Partij kan de Overeenkomst schriftelijk tegen het einde van de lopende periode opzeggen met inachtneming van de Opzegtermijn van ten minste twee (2) maanden, tenzij in de Overeenkomst een andere termijn is opgenomen.

8.3 Indien Frame Offices, om wat voor reden dan ook, bij aanvang van de Overeenkomst de Virtual Office Services niet kan leveren, is Frame Offices hiervoor niet aansprakelijk jegens Gebruiker. De betaling van de vergoeding wordt opgeschort totdat de Virtual Office Services kunnen worden geleverd. Afhankelijk van de beschikbaarheid zal Frame Offices een alternatief Zakelijk Adres aanbieden. Indien geen alternatief kan worden aangeboden, mag Gebruiker de ingangsdatum uitstellen of de Overeenkomst beëindigen.

9. Beëindiging met onmiddellijke ingang

9.1 Frame Offices kan de Overeenkomst na een deugdelijke ingebrekestelling van Gebruiker onmiddellijk beëindigen in de volgende gevallen:

1. indien de Gebruiker de door hem verschuldigde bedragen niet op de overeengekomen tijdstippen heeft voldaan; of
2. indien de Gebruiker enige materiële verplichting uit de Overeenkomst, deze Algemene Voorwaarden of de huisregels niet nakomt.

9.2 Frame Offices kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen zonder inachtneming van een opzegtermijn en zonder ingebrekestelling, indien:

1. de Gebruiker het Zakelijk Adres of de Virtual Office Services gebruikt in strijd met publiek- of privaatrechtelijke wet- of regelgeving of verplichtingen;
2. de Gebruiker niet langer voldoet aan de van rechtswege te stellen UBO-vereisten, dan wel het cliëntenonderzoek als bedoeld in artikel 4 niet (langer) met goed gevolg kan worden afgerond;
3. de Gebruiker zijn beroep of bedrijf geheel of voor een belangrijk deel staakt;
4. de Gebruiker een aanvraag doet om toegelaten te worden tot de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen of de Wet Homologatie Onderhands Akkoord, of al is toegelaten tot één van deze wetten;
5. de Gebruiker geen natuurlijk persoon is en zijn rechtspersoonlijkheid verliest, wordt ontbonden of de facto is geliquideerd;
6. de Gebruiker in staat van faillissement wordt verklaard;
7. de Gebruiker een akkoord buiten faillissement aanbiedt of indien beslag wordt gelegd op de zaken van de Gebruiker;
8. de Gebruiker komt te overlijden; of
9. de samenwerking tussen Frame Offices en de Eigenaar ten aanzien van het Object eindigt of is beëindigd.

9.3 Indien Frame Offices de Overeenkomst op grond van artikel 9.1 of 9.2 beëindigt, blijft de Gebruiker gehouden tot:

1. betaling van de vergoeding voor de Virtual Office Services voor de lopende periode van de Overeenkomst en van de afgenomen Optionele Services; en
2. het vrijwaren van Frame Offices voor eventuele kosten en/of verliezen en/of aanspraken van derden ten gevolge van de onmiddellijke beëindiging van de lopende Overeenkomst.

10. Gevolgen van het einde van de Overeenkomst

10.1 Bij het einde van de Overeenkomst, ongeacht de grond daarvan, vervalt met onmiddellijke ingang het recht van Gebruiker om het Zakelijk Adres te gebruiken. Gebruiker zal per de einddatum ieder gebruik van het Zakelijk Adres staken en gestaakt houden, waaronder het gebruik op briefpapier, facturen, website(s) en in registers.

10.2 Gebruiker draagt er zorg voor dat zijn inschrijving op het Zakelijk Adres in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel uiterlijk binnen veertien (14) dagen na de einddatum is gewijzigd. Indien Gebruiker hiermee in gebreke blijft, is Frame Offices gerechtigd – onverminderd haar overige rechten – de Kamer van Koophandel en overige instanties ervan in kennis te stellen dat Gebruiker niet langer op het Zakelijk Adres is gevestigd en te verzoeken de registratie ambtshalve aan te passen.

10.3 Indien Gebruiker na het einde van de Overeenkomst zonder toestemming van Frame Offices gebruik blijft maken van het Zakelijk Adres of de Virtual Office Services, is Gebruiker aansprakelijk voor alle door Frame Offices te lijden schade en verliezen en is Gebruiker voor de duur van het onbevoegde gebruik een extra vergoeding verschuldigd overeenkomstig het bedrag voor de Virtual Office Services, onverminderd de boete als bedoeld in artikel 18.

10.4 Op de behandeling van na de einddatum ontvangen post is artikel 5.6 van toepassing.

11. Vergoedingen en betaling

11.1 De vergoeding voor de Virtual Office Services is per periode bij vooruitbetaling verschuldigd en moet worden voldaan op de door Frame Offices aangegeven rekening. De betaling moet vóór de eerste dag van de periode waarop deze betrekking heeft zijn bijgeschreven. Vergoedingen voor Optionele Services worden achteraf dan wel bij reservering gefactureerd.

11.2 De betaling van de vergoedingen en eventuele bijkomende bedragen geschiedt uiterlijk op de vervaldata, in wettig Nederlands betaalmiddel, zonder opschorting, inhouding of verrekening met een vordering die Gebruiker op Frame Offices heeft of stelt te hebben. Gebruiker kan eventuele kosten slechts verrekenen indien de vordering in rechte is vastgesteld. Frame Offices is gerechtigd eenzijdig te bepalen welke openstaande vordering uit hoofde van een Overeenkomst wordt voldaan door een van Gebruiker ontvangen betaling.

11.3 Frame Offices zal alle facturen elektronisch verzenden en Gebruiker zal betalingen verrichten via een geautomatiseerde methode zoals automatische incasso of creditcard, voor zover de lokale banksystemen dat toelaten en tenzij Partijen in de Overeenkomst anders zijn overeengekomen. Facturen worden binnen veertien (14) dagen betaald, tenzij tussen Partijen anders is overeengekomen.

11.4 Indien Gebruiker het factuurbedrag of een gedeelte daarvan niet tijdig betaalt, is Gebruiker vanaf de vervaldatum tot aan de datum van algehele voldoening een direct opeisbare rente verschuldigd van 1% van het factuurbedrag voor elke maand of gedeelte van een maand volgend op de vervaldatum. Indien Frame Offices wegens het niet nakomen van de betalingscondities genoodzaakt is het verschuldigde bedrag te incasseren, komen de volledige gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten voor rekening van Gebruiker.

11.5 Indien Gebruiker na het verstrijken van de betalingstermijn het verschuldigde bedrag niet heeft betaald, volgt na veertien (14) dagen een eerste betalingsherinnering, opgevolgd door na wederom veertien (14) dagen een tweede betalingsherinnering. Indien Gebruiker aan beide betalingsherinneringen geen gehoor geeft, verbeurt Gebruiker van rechtswege aan Frame Offices een opeisbare boete van 20% per kalendermaand dat Gebruiker in verzuim is. Deze boete(rente) wordt niet verschuldigd indien Gebruiker vóór de vervaldatum van de oorspronkelijke factuur per aangetekende brief een gemotiveerde vordering in verband met klachten over (niet-)geleverde (Optionele) Services bij Frame Offices heeft ingediend en Frame Offices daarop niet binnen vier (4) weken na ontvangst inhoudelijk heeft gereageerd. Het voorgaande laat onverlet de bevoegdheid van Frame Offices om gebruik te maken van haar overige rechten, waaronder het recht op nakoming en het recht op volledige schadevergoeding voor zover de geleden schade de eventueel verbeurde boete overtreft.

11.6 Frame Offices is voorts gerechtigd de Postservice, de Telefoonservice en de toegang tot Optionele Services op te schorten zolang Gebruiker in verzuim is met de betaling van enig verschuldigd bedrag, zonder ter zake aansprakelijk te zijn voor daaruit voortvloeiende schade.

11.7 Indexering. Aanpassing van de in de Overeenkomst overeengekomen vergoeding vindt plaats, voor de eerste maal twaalf maanden na het in werking treden van de Overeenkomst, op basis van de wijziging van het maandprijsindexcijfer volgens de consumentenprijsindex (CPI) reeks alle huishoudens (2015=100), gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). De gewijzigde vergoeding wordt berekend volgens de formule: de gewijzigde vergoeding is gelijk aan de geldende vergoeding op de wijzigingsdatum, vermenigvuldigd met het indexcijfer van de kalendermaand die ligt vier kalendermaanden vóór de kalendermaand waarin de vergoeding wordt aangepast, gedeeld door het indexcijfer van de kalendermaand die ligt zestien kalendermaanden vóór de kalendermaand waarin de vergoeding wordt aangepast. De vergoeding wordt niet gewijzigd indien indexering leidt tot een lagere vergoeding dan de laatst geldende. Een geïndexeerde vergoeding is opeisbaar verschuldigd, ook al wordt van de aanpassing aan Gebruiker geen afzonderlijke mededeling gedaan. Indien het CBS de bekendmaking van genoemd prijsindexcijfer staakt of de basis van de berekening wijzigt, zal een zoveel mogelijk daaraan aangepast of vergelijkbaar indexcijfer worden gehanteerd.

11.8 Voor zover Frame Offices kan aantonen dat sprake is van een stijging van het inkoopprijsniveau van de Virtual Office Services van ten minste 5%, behoudt Frame Offices zich het recht voor om de vergoeding en/of de tarieven voor (Optionele) Services aan te passen. Gebruiker is aan een dergelijke aanpassing gebonden na een onderbouwde mededeling door Frame Offices.

11.9 De vergoedingen bij een verlenging van een Overeenkomst zullen tegen het dan geldende markttarief zijn. Indien een nieuwe marktprijs van toepassing is, zal Frame Offices de Gebruiker hiervan ten minste vijftien (15) dagen vóór de uiterste opzegdatum op de hoogte stellen.

11.10 Gebruiker stemt ermee in onverwijld te betalen alle belastingen en (licentie)vergoedingen die Gebruiker aan enige overheidsinstantie moet betalen in verband met de afname van de Virtual Office Services, en op verzoek van Frame Offices daarvan bewijs te verstrekken.

12. Omzetbelasting

12.1 Alle in de Overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden genoemde bedragen zijn exclusief btw. De Virtual Office Services en de Optionele Services kwalificeren als met btw belaste dienstverlening; over alle vergoedingen wordt 21% btw (dan wel het alsdan geldende tarief) in rekening gebracht.

12.2 Indien en voor zover de fiscale kwalificatie van (een deel van) de Virtual Office Services wijzigt als gevolg van gewijzigde wet- of regelgeving, beleid of jurisprudentie, zijn Partijen gebonden aan die gewijzigde kwalificatie en worden de vergoedingen dienovereenkomstig aangepast, zonder dat dit Gebruiker recht geeft op beëindiging van de Overeenkomst of enige schadevergoeding.

13. Aansprakelijkheid

13.1 Frame Offices c.q. de Eigenaar is niet aansprakelijk en kan niet aansprakelijk worden gehouden voor schade van Gebruiker of derden als gevolg van het geheel of gedeeltelijk niet, niet tijdig of gebrekkig leveren van de Virtual Office Services of Optionele Services, storingen in (telecommunicatie)voorzieningen, het handelen of nalaten van posterijen, koeriersdiensten en andere door Frame Offices ingeschakelde derden, dan wel de gevolgen van weersomstandigheden, brand, ontploffing en andere voorvallen, behoudens in het geval van schade als gevolg van opzet of bewuste roekeloosheid van Frame Offices.

13.2 Frame Offices c.q. de Eigenaar is niet aansprakelijk voor schade die Gebruiker lijdt doordat een bevoegde instantie de inschrijving van Gebruiker op het Zakelijk Adres weigert, beëindigt of daaraan voorwaarden verbindt, noch voor de gevolgen van het niet of niet tijdig kennisnemen door Gebruiker van via de Postservice of Telefoonservice ontvangen berichten.

13.3 Frame Offices c.q. de Eigenaar is in geen geval aansprakelijk voor enige gederfde omzet, gederfde winst, verlies van verwachte (kosten)besparingen, verlies of beschadiging van data, claims van derden of (andere) gevolgschade. Gebruiker wordt met klem aangeraden zich voor dergelijke verliezen, schade, kosten of claims te verzekeren.

13.4 Behoudens opzet of bewuste roekeloosheid van het senior management van Frame Offices, en onverminderd het overigens in dit artikel 13 bepaalde, is de totale aansprakelijkheid van Frame Offices op grond van de Overeenkomst of een vordering op grond van onrechtmatige daad jegens Gebruiker beperkt tot de door Gebruiker betaalde vergoeding voor de Virtual Office Services in het kalenderjaar waarin het schadetoebrengende feit zich heeft voorgedaan.

13.5 Gebruiker is verplicht zijn eigendommen, werknemers en eventuele derden die Gebruiker meeneemt in het Object afdoende te verzekeren en verzekerd te houden gedurende de Overeenkomst. Frame Offices c.q. de Eigenaar aanvaardt hiervoor geen enkele aansprakelijkheid.

14. Vrijwaring

14.1 Tenzij sprake is van ernstige nalatigheid van Frame Offices c.q. de Eigenaar dient Gebruiker Frame Offices te vrijwaren voor aanspraken, claims, schade, verlies en kosten als gevolg van/door:

1. het gebruik van het Zakelijk Adres en de Virtual Office Services door of namens Gebruiker, waaronder een onjuiste of ontoelaatbare inschrijving in het Handelsregister of bij andere instanties;
2. derden die Gebruiker tot het Object heeft toegelaten of laten uitnodigen, personeel van Gebruiker en personen waarvoor Gebruiker aansprakelijk is;
3. boetes of (schade)claims die aan Frame Offices worden opgelegd door gedragingen of nalatigheden van Gebruiker;
4. schade toegebracht aan de persoon of goederen van Gebruiker of van derden en aanspraken van derden ter zake; en
5. het niet nakomen van enige verplichting uit de Overeenkomst of deze Algemene Voorwaarden.

15. Geheimhouding

15.1 Partijen dienen geheimhouding te betrachten over de inhoud van de Overeenkomst. Geen der Partijen zal zonder voorafgaande toestemming van de andere Partij mededelingen doen omtrent de inhoud van deze Overeenkomst, tenzij wet- of regelgeving of een bevoegde autoriteit dit vereist. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de Overeenkomst. Frame Offices zal te allen tijde geheimhouding betrachten omtrent de bedrijfsvoering van Gebruiker en de inhoud van via de Postservice en Telefoonservice verkregen informatie, tenzij anders voortvloeit uit het bepaalde in wet- of regelgeving (waaronder de Wwft), deze Voorwaarden en/of de Overeenkomst.

16. Bescherming persoonsgegevens

16.1 Partijen komen overeen dat Frame Offices gerechtigd is persoonsgegevens van Gebruiker te verwerken. Frame Offices verwerkt persoonsgegevens van vertegenwoordigers, werknemers en UBO's van Gebruiker voor zover nodig voor de uitvoering van de Overeenkomst en de naleving van wettelijke verplichtingen (waaronder de Wwft). Die gegevens worden enkel voor die doelen gebruikt en niet langer bewaard dan noodzakelijk dan wel wettelijk vereist.

16.2 Voor zover Frame Offices in het kader van de Postservice poststukken van Gebruiker opent, scant en digitaal doorstuurt, en daarbij persoonsgegevens verwerkt waarvoor Gebruiker verwerkingsverantwoordelijke is, treedt Frame Offices op als verwerker in de zin van de AVG en zullen Partijen op eerste verzoek van één van hen een verwerkersovereenkomst sluiten. Frame Offices zal de inhoud van poststukken niet voor andere doeleinden gebruiken dan de uitvoering van de Postservice.

16.3 Frame Offices heeft marktconforme, technische en organisatorische maatregelen getroffen die ander gebruik of het lekken van dergelijke gegevens moeten voorkomen.

16.4 Beeldmateriaal. Gebruiker is zich ervan bewust dat Frame Offices beeldmateriaal verzamelt ten behoeve van marketingdoeleinden en dat hij en/of zijn medewerkers bij bezoek aan het Object mogelijk op beeld worden vastgelegd. Het gebruik van beeldmateriaal van personen voor de website of andere commerciële doeleinden kan alleen als daarvoor expliciete toestemming is gegeven door de desbetreffende persoon.

17. Waarborgsom

17.1 Indien in de Overeenkomst een Waarborgsom is overeengekomen, betaalt Gebruiker deze vóór de ingangsdatum van de Overeenkomst. De Waarborgsom wordt door Frame Offices gehouden, zonder enige verplichting of aansprakelijkheid tot betaling van rente, tot zekerheid voor de nakoming van alle verplichtingen van Gebruiker uit hoofde van de Overeenkomst. De Waarborgsom of het saldo dat overblijft na aftrek van door Gebruiker verschuldigde bedragen wordt aan Gebruiker terugbetaald nadat Gebruiker met Frame Offices heeft afgerekend en het gebruik van het Zakelijk Adres aantoonbaar en volledig is gestaakt, waaronder begrepen de wijziging van de inschrijving in het Handelsregister als bedoeld in artikel 10.2.

17.2 Indien de Waarborgsom door Frame Offices geheel of gedeeltelijk wordt aangesproken, zal Gebruiker de Waarborgsom op eerste verzoek aanvullen tot het overeengekomen bedrag. Negatieve rente komt voor rekening van Gebruiker.

18. Boete(s)

18.1 Indien de Gebruiker, na deugdelijke ingebrekestelling door Frame Offices, de voorschriften uit de Overeenkomst of deze Algemene Voorwaarden niet naleeft, is de Gebruiker, voor zover geen specifieke boete is overeengekomen, aan Frame Offices een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van minimaal € 250 (tweehonderdvijftig euro) per kalenderdag voor elke kalenderdag dat de Gebruiker in verzuim is. Dit geldt in het bijzonder – doch niet uitsluitend – voor het in strijd met artikel 10 voortgezet gebruik van het Zakelijk Adres na het einde van de Overeenkomst. Het voorgaande laat onverlet het recht van Frame Offices om gebruik te maken van haar overige rechten, waaronder het recht op nakoming en op volledige schadevergoeding voor zover de geleden schade de boete overtreft.

19. Overige bepalingen

19.1 Frame Offices is gerechtigd haar rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst te allen tijde over te dragen aan derden en Gebruiker verleent daarvoor hierbij reeds haar medewerking en instemming. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Frame Offices mag Gebruiker geen rechten of verplichtingen uit de Overeenkomst overdragen. Dit artikel 19.1 heeft goederenrechtelijke werking en is bindend voor derden.

19.2 Alle kennisgevingen en mededelingen die door Frame Offices of Gebruiker worden gedaan dienen schriftelijk te geschieden. Onder schriftelijk wordt tevens verstaan langs elektronische weg aan de e-mailadressen zoals medegedeeld en bekend bij Frame Offices.

19.3 Indien en voor zover op grond van redelijkheid en billijkheid of het onredelijk bezwarend karakter op enige bepaling van de Overeenkomst geen beroep zou kunnen worden gedaan, komt aan de desbetreffende bepaling wat betreft inhoud en strekking in elk geval een zoveel mogelijk overeenkomstige betekenis toe, zodat daar wel een beroep op kan worden gedaan. Indien een deel van de Overeenkomst of deze Voorwaarden nietig of vernietigbaar is, laat dit de geldigheid van het overige deel onverlet. In plaats van het vernietigde of nietige deel geldt alsdan als overeengekomen hetgeen op wettelijk toelaatbare wijze het dichtst komt bij hetgeen Partijen overeengekomen zouden zijn indien zij de nietigheid of vernietigbaarheid gekend zouden hebben.

19.4 Elke door Frame Offices gegeven toestemming is eenmalig en geldt niet voor verschillende of opeenvolgende gevallen. Frame Offices is gerechtigd aan haar toestemming redelijke voorwaarden te verbinden.

20. Toepasselijk recht en forumkeuze

20.1 Op de Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden alsmede de van toepassing verklaarde huisregels is Nederlands recht van toepassing. Geschillen zullen worden beslecht door de Nederlandse rechter. Tenzij Partijen uitdrukkelijk schriftelijk anders overeenkomen worden alle geschillen die verband houden met de Overeenkomst, deze Algemene Voorwaarden en overige vorderingen tussen Partijen aangebracht bij de bevoegde rechtbank in het arrondissement Den Haag.